Kommunikation via E-Mail

Im heutigen Geschäftsalltag ist die elektronische Post ein Standard in der Kommunikation – sowohl privat, als auch geschäftlich. Im Zusammenhang mit dem Einsatz der E-Mail als Kommunikationsmittel kommt eine Frage immer wieder auf.

Sie planen den Versand einer E-Mail an mehrere Empfänger. Ist es nun ein Verstoß gegen den Datenschutz, wenn alle Empfänger in dieser E-Mail sichtbar sind – wiederum für alle Empfänger. Ist etwas bzgl. der Adressierungsarten „An“, „Kopie“ und „Blindkopie“ zu beachten? In diesem Beitrag möchten wir uns also dem Thema der Adressierungsarten widmen.

Datenschutzrelevanz

Um die Relevanz in Bezug auf den Datenschutz zu untersuchen, müssen wir zuerst kleinteilig die Bestandteile einer E-Mail analysieren. Eine E-Mail besteht letztendlich immer aus zwei wesentlichen Teilen:

  • Der Inhalt der E-Mail (Mailtext), einschließlich dem Inhalt aller angefügten Anhänge.
  • Den sogenannten Metadaten, also insbesondere Absender und Empfänger, Betreff, Datum und Uhrzeit der Mail, Übermittlungswege, Abrufzeitpunkt, etc.

Beide Bereiche können personenbezogene Daten beinhalten und müssen daher unter den Gesichtspunkten des Datenschutzes behandelt werden.

Nutzung der Adressierungsfelder

Im Bereich der E-Mail Kommunikation unterscheidet man zwischen den 3 Adressierungsfeldern:

  • An (To)
  • Kopie (Copy, CC)
  • Blindkopie (BCC)

Während die Angaben in den Adressierungsfeldern „An“ und „Kopie“ für jeden an der Mail beteiligten Kommunikationspartner ersichtlich sind, sind die Angaben im Feld „Blindkopie“ lediglich dem Absender der Mail bekannt.

Da E-Mail Adressen oftmals den Aufbau name@firmenname.domain haben, ist anhand einer Mail-Adresse der Name einer Person und ihr Arbeitgeber ersichtlich. Es handelt sich also um personenbezogene Daten, mit denen laut Art.5 DSGVO sparsam umgegangen werden muss.

In das Adressierungsfeld „An“ werden die Kommunikationspartner aufgenommen, von denen man eine aktive Arbeit am Inhalt der Mail erwartet. Ins Adressierungsfeld „Kopie“ kommen die Kommunikationspartner, die über den Inhalt der Mail lediglich informiert werden sollen. Die Anzahl der Personen sollte auf das unbedingt erforderliche Maß reduziert werden. Zwar lässt sich hier keine pauschale Zahl nennen, bei den meisten Vorgängen dürften aber 5-10 Kommunikationspartner mehr als ausreichend sein.

Wenn dagegen Massenmails versendet werden sollen, z. B. Grußmails an Weihnachten, Informationen zu neuen Produkten, interne Rundschreiben, etc., welche rein informativen Charakter haben, so sind alle Empfänger ins Adressierungsfeld „Blindkopie“ zu nehmen, wodurch ihre Adressdaten nicht einsehbar sind.