Umgang mit Bewerbungen

Der Arbeitsmarkt und damit auch der Themenbereich der Bewerbungen haben sich in den vergangenen Jahren erheblich verändert. Die klassische Anzeigenschaltung in der lokalen Tageszeitung zur Bewerbersuche und die Bereitstellung einer Bewerbermappe in Papierform ist zwar nach wie vor existent, sie wird jedoch immer stärker durch Online-Verfahren wie Jobportale, Bewerberplattformen auf der eigenen Homepage oder E-Mail Bewerbungen ersetzt.

Gleichzeitig enthalten Bewerbungen nach wie vor eine Vielzahl hochsensibler Informationen wie beispielsweise Angaben zur Qualifizierung der Person, persönliche Vorlieben oder auch Zukunftswünsche. Wären diese Daten offen zugänglich würde der Bewerber zu einem gläsernen Menschen und einem Identitätsmissbrauch ausgesetzt.

Kommunikation mit Bewerbern

Die Kommunikation mit Bewerbern wird in immer größerem Umfang elektronisch abgewickelt. Zur Bereitstellung von Bewerbungsunterlagen sollte der Bewerber daher die Möglichkeit haben, diese Unterlagen auf gesichertem Wege bereitzustellen.

E-Mail Bewerbung

Um zu verhindern, dass personenbezogene Daten von unbefugten Dritten mitgelesen werden können, sollte der Bewerber die Möglichkeit haben eine verschlüsselte E-Mail an das Unternehmen zu senden. Da in vielen Unternehmen (noch) keine flächendeckende E-Mail-Verschlüsselung verfügbar ist, sollte zumindest eine zentrale Adresse (z. B. bewerbung@…) entsprechend abgesichert werden.

Online Bewerbungen

Auch bei Online Bewerbungen muss der Bewerber die Möglichkeit haben, die Daten gesichert an das Unternehmen zu übermitteln. Egal ob im Unternehmen ein einfaches Bewerbungsformular auf der Homepage angeboten wird oder ein professionelles Bewerbermanagementsystem eingesetzt wird – die entsprechenden Kommunikationskanäle müssen abgesichert werden, beispielsweise durch eine verschlüsselte HTTPS-Bewerbungsportale. Die Sicherheit von Bewerbungsportalen lässt sich nicht direkt beeinflussen. Es sollte aber darauf geachtet werden, dass nur Anbieter mit einem angemessenen Sicherheitsniveau, zum Einsatz kommen.

Informationspflichten

Bei der erstmaligen Verarbeitung personenbezogener Daten ist der Bewerber über diese Verarbeitung zu informieren. Dies kann beispielsweise durch Einbindung einer Datenschutzerklärung oder durch eine Eingangsbestätigung erfolgen.

Zugriff auf Bewerberdaten / Weitergabe von Bewerberdaten

Der Umgang mit personenbezogenen Daten und der Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken 2 . Dies bedeutet zunächst, dass vom Bewerber nur die Daten angefordert werden dürfen, welche unbedingt für die Entscheidung über die Neueinstellung erforderlich sind.
Auch dürfen nur die Personen auf die Bewerbungsunterlagen zugreifen, welche unmittelbar am konkreten Bewerbungsprozess beteiligt sind. Dies ist nicht nur je nach Unternehmen unterschiedlich, sondern kann sich
durchaus sogar von Fall zu Fall unterscheiden. Bewerbungen sind immer an ein bestimmtes Unternehmen gerichtet. Eine Weitergabe an Dritte, dazu zählen auch rechtlich eigenständige Einheiten innerhalb der Unternehmensgruppe, ist nur möglich, wenn der Bewerber in einer solchen Datenweitergabe explizit eingewilligt hat.

Aufbewahrung und Löschung von Bewerbungsunterlagen

Personenbezogene Daten sind (insbesondere 3 ) immer dann zu löschen, wenn:
● sie für den Zweck, zu dem Sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind
● sie zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht mehr erforderlich sind
● der Betroffene eine erteilte Einwilligung widerruft (sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert)

Sofern also keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht, sind die Bewerbungsunterlagen zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Bei einer Bewerbung bedeutet dies zunächst, dass der Zweck erfüllt ist, sobald die Entscheidung über die Neueinstellung bzw. die Absage an den Bewerber getroffen ist. Die entsprechenden Bewerbungsunterlagen (einschließlich aller Kopien sowie Scans und verteilten Mails mit den Unterlagen) sind datenschutzkonform zu löschen / zu vernichten. In einigen Ländern bestehen gesetzliche Regelungen zum Schutz von Bewerbern, beispielsweise Regelungen zur Gleichbehandlung / zum Schutz vor Diskriminierung. In Deutschland ist dies das „Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)“. Im Rahmen solcher Regelungen können Bewerber innerhalb einer gewissen Frist Einspruch und / oder Klage wegen Diskriminierung einlegen. Um sich in solchen Fällen verteidigen zu können, hat das Unternehmen das Recht, die Bewerbungsunterlagen bis zum Ablauf dieser Fristen aufzubewahren. Sofern eine längere Aufbewahrung gewünscht wird, beispielsweise um die Bewerbung bei einer künftigen Auswahlrunde erneut berücksichtigen zu können, kann eine Einwilligung des Bewerbers eingeholt werden.

Sonstiges

Nach der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) haben Bewerber eine Vielzahl von Rechten. Beispielsweise können Sie Auskunft über die Datenverarbeitung verlangen oder sich bei der zuständigen
Aufsichtsbehörde beschweren. Für solche Fälle sind im Datenschutzprozess des Unternehmens auch Vorkehrungen getroffen. Wenden Sie sich bei Fragen im Zweifelsfall an den lokalen Datenschutzkoordinator oder den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens. Die Beweislast im Bewerberdatenschutz liegt immer beim Unternehmen. Im Falle eines Rechtsstreites muss das Unternehmen beweisen, dass es alle Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten des Bewerbers getroffen und seine Daten nur im Rahmen des gesetzlich zulässigen Rahmens verarbeitet hat. Es ist daher wichtig, dass die jeweils getroffenen Maßnahmen und auch Entscheidungen nachvollziehbar sind. Dies kann häufig durch Anwendung der Schriftform oder Textform (E-Mail) bei Abstimmungen erfolgen oder auch durch kurze Anmerkungen in den Unterlagen oder der Bewerberplattform.