Weihnachtskarten und DSGVO – es herrscht viel Unsicherheit

Wie in jedem Jahr stehen Unternehmen vor der Frage, ob sie ihren Geschäftspartnern und Kunden einen kleinen Weihnachtsgruß schicken wollen. Seit geraumer Zeit wird die Frage aber noch durch eine weitere ergänzt: Dürfen wir das denn überhaupt noch?

Auch in diesem Jahr versenden wieder Unternehmen Weihnachtskarten und E-Mails an Kunden und Geschäftspartner. Doch inzwischen fragen sich viele Unternehmen, ob sie das mit Hinblick auf die DSGVO überhaupt noch ohne weiteres tun dürfen. Wem darf ich noch eine Weihnachtskarte schicken und unter welchen Bedingungen?

DSGVO kontra Weihnachtsgrüße?

Das Motiv für eine Weihnachtskarte ist in den meisten Fällen denkbar ehrenwert. Man möchte ja nicht einmal direkt etwas verkaufen. Man möchte sich vielmehr bedanken für die gute Zusammenarbeit, die Treue zum Unternehmen oder der Marke. Kurzum – es menschelt einfach ein wenig an Weihnachten und es gehört eigentlich auch zum guten Ton. Und jetzt soll die DSGVO das alles verhindern? Ist das denn so?

Die nötige Rechtsgrundlage

Dröseln wir das rechtlich auf, dann gilt es festzustellen, dass jede Verarbeitung personenbezogener Daten, auch und besonders die Verarbeitung von Adressdaten, eine Rechtsgrundlage verlangt. So sieht es Art.6 der DSGVO vor – und dies ist einer der Grundsätze der DSGVO. In die engere Auswahl für diese Rechtsgrundlage beim Versand der Karten kommen auf den ersten Blick natürlich die Einwilligung der betroffenen Person, oder das berechtigte Interesse des Versenders bzw. des Verantwortlichen. Die gute Nachricht zuerst: Eine Einwilligung der betroffenen Personen braucht es für den Versand von Weihnachtspost aber nicht.

Warum auch ohne Einwilligung?

Das Lösungswort, bzw. die Lösungsworte in diesem Fall sind: berechtigtes Interesse. Die Beziehungen zu Partnern und Kunden zu pflegen, dieses stellt ein berechtigtes Interesse dar. Die Zusendung einer Weihnachtskarte dient eben diesem Zweck. Somit kann die benötigte Rechtsgrundlage durchaus mit dem berechtigten Interesse nachgewiesen werden.

Was ist mit der Abwägung der Interessen?

Die Abwägung mit den Interessen (ebenfalls ein Grundsatz DSGVO) der Kunden und des Unternehmens wird hier auch zu Gunsten des Unternehmens, also des Versenders ausfallen. Im Klartext soll das bedeuten: Wer Kunde bei einem Unternehmen ist, der muss damit rechnen, dass er Weihnachtspost bekommt. Dies ist Teil normalen Geschäftsgebarens und bei uns üblich. Selbst Menschen die (noch) keine Kunden sind, also beispielsweise ihre Visitenkarte auf einer Veranstaltung hinterlassen oder übergeben haben, müssen damit rechnen vom entsprechenden Unternehmen Weihnachtsgrüße zu bekommen.

Voraussetzung für den Versand

Auf Basis des berechtigten Interesses ist also möglich, Weihnachtspost zu verschicken. Trotzdem sollten einige Dinge beachtet werden:

1.Informieren Sie über die Datenverarbeitung

Grundsätzlich muss bei jeder Datenverarbeitung über die Erhebung der Daten informiert werden. Sollte dies bisher nicht erfolgt sein, dann bietet sich mit der Weihnachtspost die Möglichkeit, dies nachzuholen. Diese Information kann in Form eines Links oder eines QR-Codes nachgereicht werden und somit aufrufbar gemacht werden. Der aktuelle Verweis auf die Datenschutzerklärung liefert so auf jeden Fall Sicherheit bei der Erhebung und Verwendung der Daten bzw. des Zwecks der Erhebung.

2.Achten Sie auf Widersprüche und Betroffenenrechte

Der Versender muss (spätestens) bei der ersten Kontaktaufnahme über das Recht auf Widerspruch informieren. Dieser Grundsatz findet sich in Art. 21 DSGVO. Hat der Kunde dieses Recht auf Widerspruch in Anspruch genommen, darf ihm auf keinen Fall weitere (Weihnachts-) Post zugesandt werden.

Zusammenfassend gilt es zu beachten: Über die Datenverarbeitung informieren, über das Recht auf Widerspruch informieren und ggfs. einen eingegangenen Widerspruch auf jeden Fall beachten. Dann steht der Weihnachtspost nichts mehr im Wege.