Teamassistenz (m/w/d) – Organisation, Kommunikation & KI-gestützte Prozesse
- Vollzeit oder Teilzeit
- Ab: ab sofort
- Standort: Köln
Wir bei Concepture sind Experten für Cybersecurity, Physische Sicherheit und Security Compliance. Wir unterstützen Betreiber kritischer Infrastrukturen (z. B. Energie- und Wasserversorgung) sowie Unternehmen mit höchsten Sicherheitsanforderungen durch durchdachte Sicherheitskonzepte. Derzeit starten wir unseren eigenen Podcast, in dem wir künftig spannende Einblicke in die Welt der Security und Technologie geben werden.Um unser Team noch besser zu strukturieren und zu entlasten, suchen wir eine proaktive Teamassistenz (m/w/d) mit einem starken Organisationsgeschick, technischer Affinität und einem Gespür für Content und Kommunikation.
Deine Aufgaben
1. Unterstützung unserer Berater
- Projektorganisation & Koordination: Mitwirken und Protokollführung in Besprechungen, Verwaltung von Projektunterlagen, Terminen und Fristen, Unterstützung bei Berichten und Konzepten, Terminmanagement sowie Reiseplanung für Außeneinsätze.
- Dokumenten- und Datenmanagement: Pflege von Kunden- und Projektdaten in CRM-Systemen, Unterstützung bei der Dokumentation von Sicherheitskonzepten und Qualitätssicherung.
- Einsatz von KI & Automatisierung: Nutzung von KI-Tools zur Transkription und Protokollerstellung, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen mit KI-gestützten Design-Tools sowie Automatisierung wiederkehrender administrativer Prozesse.
2. Unterstützung beim Podcast
- Vorbereitung & Organisation: Themenrecherche, Terminabstimmung mit Gästen, Erstellung von Interviewleitfäden & Skripten sowie Organisation von Aufnahmezeiten & Technik.
- Content & Postproduktion: Unterstützung bei der Bearbeitung und Transkription der Episoden (Audio und Video), Optimierung der Audioqualität mit KI-Tools, Schnitt sowie Erstellung von Shownotes & Blogbeiträgen.
- Marketing & Distribution: Erstellung von Social-Media-Posts & Kurzclips aus Podcast-Inhalten, Pflege von LinkedIn- und Website-Beiträgen, Koordination von Newsletter-Content sowie Monitoring der Podcast-Statistiken.
3. Allgemeine organisatorische Aufgaben
- Unterstützung bei internen Meetings (Protokolle, Nachverfolgung).
- Onboarding neuer Teammitglieder (Ausrüstung, Zugänge, Einführung).
- Einkauf und Verwaltung von Bürobedarf und Softwarelizenzen.
- Unterstützung bei Veranstaltungen, Messen und internen Events.
Deine Kompetenzen
- Abgeschlossenes Studium
- Organisationsstärke & Selbstständigkeit – Du hältst den Überblick über viele Aufgaben und packst proaktiv an.
- Technische Affinität – Du bist offen für moderne Tools, insbesondere KI-gestützte Lösungen, und lernst dich rasch in neue Software ein.
- Kommunikationsstärke & sicheres, fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift – Du kannst dich klar und professionell ausdrücken, ob in Meetings, Mails, Dokumentationen oder Social Media.
- Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise – Du kannst dich schnell in neue Themen einarbeiten und arbeitest eigenständig an Lösungen.
- Erfahrung mit CRM-Systemen & Content-Management – Vorkenntnisse in diesen Bereichen sind ein Plus.
- Sicherer Umgang mit der englischen Sprache in Wort und Schrift.
Unsere Vorteile
Dich erwartet ein interessantes Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben und attraktiven Rahmenbedingungen: Viel Freiraum für Kreativität und Eigenengagement sowie weitreichende Freiheiten in der Gestaltung des Arbeitstags und Mitgestaltung einer wachsenden Firma.
- Flache Hierarchien und ein familiäres Arbeitsklima
- Berufliche und persönliche Weiterentwicklung
- Moderne und attraktive Büroräume
- Ein stets gefüllter Kühlschrank für spontane Feiern
- Mitgliedschaft im Fitnessstudio
Wir freuen uns auf deine Bewerbung
Wir haben Dich neugierig gemacht? Dann zögere nicht länger und tätige den ersten Schritt in Deine neuen Zukunft bei uns.
Sandra Kühner
Fragen zu offenen Stellen oder zum Ablauf der Bewerbung? Kontaktiere uns – direkt per Mail oder Telefon. Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.
