Dokumentation im Datenschutzmanagementsystem
Durch die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) tritt erstmalig im Bereich des Datenschutzes eine umfassende Rechenschaftspflicht in Kraft. Konkret bedeutet dies, dass Ihr Unternehmen im Ernstfall in der Lage sein muss, jederzeit die Konformität mit den einzelnen Artikel der Verordnung nachzuweisen. Durch diese Regelung gewinnt die Dokumentation der Datenschutzprozesse aber auch die Protokollierung von einzelnen Vorgängen und Tätigkeiten gravierend an Bedeutung.
Viele Unternehmer stellen sich bei der Dokumentationspflicht die grundlegende Frage, ob eine „gedruckte“ oder eine „elektronische“ Dokumentation die bessere Wahl sei.
Die Concepture GmbH ist der Meinung, dass beide Modelle ihre spezifischen Vor- und Nachteile haben:
Wie so oft liegt der Optimalfall in der Mitte beider Modelle. Wir sind daher der Überzeugung, dass es kein entweder / oder in dieser Frage sein sollte. Sinnvoller ist eine Kombination aus beiden Welten. Wir empfehlen Vorgabedokumente im klassischen Dokumentlayout zu erstellen, jedoch die Vorteile der elektronischen Welt (z. B. Verlinkungen) zu nutzen.
Die so entstehenden Dokumente (z.B. PDF’s) können sowohl rein digital genutzt werden als auch im Bedarfsfall optisch ansprechend gedruckt werden. Die Verwaltung erfolgt über ein Online-System, beispielsweise einem virtuellen Datenschutzbüro. Reine Aufzeichnungen / Nachweise sollten soweit möglich automatisiert direkt in den IT-Systemen erfolgen. Letztendlich entscheidet aber immer die individuelle Kundensituation und die Machbarkeit vor Ort über die geeignete Vorgehensweise.
Für jede Situation finden wir mit unseren Experten eine geeignete Lösung für Ihr Unternehmen! Sprechen Sie uns an!
